Bagaimana VOIP mempengaruhi kerja jarak jauh : pro dan kontra

Dalam beberapa tahun terakhir, dunia telah menyaksikan pergeseran besar menuju pekerjaan jarak jauh dan e-commerce karena pandemi global, yang menciptakan meningkatnya permintaan akan solusi komunikasi inovatif. Voice over Internet Protocol (VoIP) kini menjadi pilihan utama bagi bisnis untuk mengatasi tantangan pekerjaan jarak jauh, menawarkan cara yang hemat biaya dan efisien untuk menjaga tim tetap terhubung dan produktif.

Apa itu VoIP?

Pada intinya, VoIP adalah teknologi komunikasi digital yang memanfaatkan internet untuk mengirimkan lalu lintas suara, menggantikan kebutuhan akan sistem kabel konvensional. Hal ini memungkinkan komunikasi lokal dan internasional yang efisien antara individu dan kantor, sehingga secara signifikan mengurangi biaya komunikasi. VoIP dapat diterapkan secara internal, atau melalui penyedia layanan terkelola, dan dapat dengan mudah diintegrasikan dengan alat konferensi video untuk meningkatkan kualitas interaksi dan mengurangi perasaan terisolasi di antara pekerja jarak jauh.

Kelebihan dan Kontra Penggunaan VoIP untuk Pekerjaan Jarak Jauh

Manfaat utama VoIP untuk pekerjaan jarak jauh mencakup penghematan biaya yang besar dan peningkatan kesejahteraan staf. Ketika lalu lintas suara dan video ditransfer ke internet, biaya tol yang biasanya dikenakan oleh operator tradisional akan diabaikan, sehingga menghasilkan penghematan yang signifikan, terutama bagi organisasi dengan pekerja jarak jauh atau mereka yang sering melakukan panggilan jarak jauh. Selain itu, penggunaan VoIP yang tidak terbatas mendorong kontak yang lebih baik antar tim, meningkatkan semangat staf dengan mengurangi perasaan terpencil dan terisolasi.

Kelebihan

• Penghematan Biaya: Layanan VoIP dapat mengurangi biaya komunikasi secara signifikan, terutama bagi organisasi dengan pekerja jarak jauh atau mereka yang sering melakukan panggilan jarak jauh​.
• Komunikasi yang Lebih Baik: Layanan VoIP dapat meningkatkan semangat staf dengan mengurangi perasaan terpencil dan terisolasi, mendorong kontak yang lebih baik di antara tim jarak jauh​.
• Fitur Lanjutan: VoIP menawarkan fitur-fitur canggih seperti penerusan panggilan, petugas panggilan, integrasi dengan SMS dan email, dan konferensi video, meningkatkan keserbagunaan alat komunikasi yang tersedia bagi pekerja jarak jauh​.
• Portabilitas: Pengguna VoIP dapat membawa ponsel IP mereka ke rumah atau menggunakan aplikasi di ponsel cerdas mereka, sehingga memudahkan transisi antara lingkungan kantor dan rumah​.
• Kelangsungan Bisnis: VoIP memungkinkan kelangsungan bisnis bahkan dalam situasi di mana kantor tidak dapat digunakan, karena panggilan dapat dilakukan dan diterima dari lokasi mana pun dengan akses internet​.
• Nomor Virtual: Nomor virtual menawarkan fleksibilitas dengan memungkinkan organisasi menetapkan beberapa nomor telepon ke satu saluran telepon, sehingga memudahkan untuk menjangkau departemen, tim, dan individu terlepas dari lokasi mereka​.
• Konsistensi: Di mana pun karyawan bekerja, mereka dapat dihubungi dengan selalu menghubungi nomor yang sama, berkat nomor virtual yang tidak terikat pada perangkat atau lokasi tertentu​.
• Integrasi: VoIP dapat dengan mudah diintegrasikan dengan alat komunikasi dan kolaborasi lainnya, sehingga menyediakan platform komunikasi terpadu untuk bisnis.
• Skalabilitas: Layanan VoIP dapat dengan mudah ditingkatkan atau diturunkan skalanya agar sesuai dengan kebutuhan bisnis, menjadikannya solusi yang dapat disesuaikan untuk organisasi dengan segala ukuran.
• Dampak Lingkungan: Dengan mengurangi kebutuhan akan infrastruktur fisik dan perjalanan, VoIP berkontribusi terhadap penurunan jejak karbon.

Kekurangan

• Ketergantungan pada Koneksi Internet: Layanan VoIP mengandalkan koneksi internet yang stabil dan berkecepatan tinggi. Gangguan atau pelambatan apa pun pada layanan internet dapat memengaruhi kualitas panggilan atau bahkan menyebabkan panggilan terputus.
• Pemadaman Listrik: Tidak seperti saluran telepon tradisional yang dapat beroperasi saat listrik padam, layanan VoIP memerlukan daya agar dapat berfungsi. Selama listrik padam, layanan VoIP mungkin tidak tersedia kecuali ada sumber listrik cadangan.
• Masalah Kualitas Suara: Meskipun teknologi VoIP telah meningkat secara signifikan, masalah seperti lag, jitter, atau gema terkadang dapat memengaruhi kualitas suara panggilan.
• Keamanan Data: Karena panggilan VoIP dilakukan melalui internet, panggilan tersebut rentan terhadap ancaman dunia maya seperti peretasan atau pelanggaran data jika tidak diamankan dengan benar.
• Panggilan Darurat: Dalam beberapa kasus, melakukan panggilan darurat dapat menjadi masalah karena telepon IP mungkin terdaftar ke lokasi kantor dan bukan ke rumah, sehingga dapat menyebabkan masalah bagi layanan darurat yang mencoba mencari lokasinya. penelepon.
• Biaya Penyiapan Awal: Meskipun layanan VoIP dapat menghemat biaya dalam jangka panjang, mungkin ada biaya penyiapan awal yang terkait dengan pembelian peralatan yang diperlukan dan penyiapan sistem.
• Masalah Integrasi: Meskipun VoIP dapat diintegrasikan dengan alat lain, ada kalanya perangkat keras atau perangkat lunak tertentu tidak kompatibel dengan sistem VoIP, sehingga dapat menimbulkan biaya tambahan atau kerumitan.
• Layanan Terbatas di Daerah Pedesaan: VoIP sangat bergantung pada internet broadband, yang mungkin tidak tersedia di beberapa daerah pedesaan atau terpencil.
• Kurva Pembelajaran: Bagi sebagian karyawan, terutama mereka yang kurang paham dengan teknologi, mungkin terdapat kurva pembelajaran untuk memahami dan menggunakan sistem VoIP secara efektif.
• Masalah Peraturan: Tergantung pada negaranya, mungkin terdapat peraturan atau batasan tertentu mengenai penggunaan layanan VoIP, yang perlu diperhatikan dan dipatuhi oleh bisnis.

Fitur VoIP untuk Pekerja Jarak Jauh

Nomor Virtual

Salah satu fitur utama sistem VoIP adalah penggunaan nomor virtual. Nomor virtual adalah nomor telepon VoIP yang dapat diprogram dan tidak terikat pada saluran atau perangkat tertentu. Fleksibilitas ini memungkinkan organisasi untuk menetapkan beberapa nomor telepon ke satu saluran telepon, sehingga lebih mudah untuk menjangkau departemen, tim, dan individu terlepas dari lokasi mereka. Nomor virtual dapat ditetapkan ke berbagai perangkat, baik ponsel fisik, ponsel cerdas, atau bahkan aplikasi perangkat lunak, sehingga menawarkan keserbagunaan luar biasa bagi pekerja jarak jauh.

Efisiensi Biaya dan Fitur Lanjutan

Sistem VoIP menawarkan tingkat efisiensi biaya yang tak tertandingi. Panggilan dapat disalurkan melalui tautan internet bebas pulsa, artinya staf jarak jauh dapat dihubungi dan tetap dapat dihubungi melalui nomor virtual dengan minimal atau tanpa biaya tambahan. Fitur ini sangat bermanfaat bagi pekerja jarak jauh karena memungkinkan komunikasi lancar di mana pun lokasi mereka.

Selain itu, layanan VoIP menawarkan sejumlah fitur canggih seperti penerusan panggilan, petugas panggilan, integrasi dengan SMS dan email, dan konferensi video. Dengan sistem VoIP berbasis cloud, karyawan di seluruh dunia dapat diberi nomor ekstensi internal, sehingga semakin meningkatkan konektivitas dan pengendalian biaya panggilan.

Bekerja dari Jarak Jauh dengan VoIP

VoIP telah merevolusi cara kita bekerja dengan menawarkan fleksibilitas untuk bekerja dari jarak jauh sambil mempertahankan fungsionalitas telepon yang sama seperti di kantor. Anda dapat membawa pulang telepon IP dari kantor dan terus menghubungi rekan kerja, menghubungi ekstensi, mentransfer panggilan, dan menerima panggilan menggunakan nomor telepon bisnis Anda.

Jika membawa telepon kantor bolak-balik tidak praktis, pertimbangkan untuk memiliki telepon IP terpisah untuk rumah Anda. Telepon ini akan berfungsi seolah-olah berada di jaringan telepon kantor Anda, dan Anda bahkan dapat membuatnya berdering secara bersamaan dengan telepon kantor Anda untuk memastikan Anda tidak melewatkan panggilan apa pun.

Bagi pengguna ponsel cerdas, aplikasi seperti Bria dapat menggantikan telepon IP tambahan, sehingga memberikan kenyamanan dan mobilitas tambahan. Aspek portabilitas VoIP ini memungkinkan kelangsungan bisnis bahkan dalam situasi ketika kantor Anda tidak dapat digunakan, seperti yang ditunjukkan selama Badai Sandy ketika banyak bisnis dapat melanjutkan operasinya dari jarak jauh.

Untuk menggunakan telepon kantor dari jarak jauh, Anda memerlukan koneksi internet berkecepatan tinggi yang andal dan mungkin adaptor daya untuk telepon Anda, kecuali Anda memiliki saklar jaringan Power over Ethernet di rumah. Perlu diingat bahwa saat Anda memindahkan telepon IP ke lokasi baru atau menggunakan aplikasi seperti Bria, 911 tidak akan berfungsi karena telepon IP Anda akan didaftarkan ke lokasi kantor Anda dan bukan rumah Anda.

Kesimpulan

Singkatnya, VoIP memberikan serangkaian manfaat untuk pekerjaan jarak jauh, mulai dari penghematan biaya dan fitur-fitur canggih hingga peningkatan konektivitas dan ketahanan dalam menghadapi keadaan yang tidak terduga. Namun, perusahaan harus memastikan bahwa mereka memanfaatkan sepenuhnya kemampuan VoIP dan tidak hanya mengganti sistem PSTN yang sudah ada, karena menunda penggunaan fitur yang lebih canggih dapat merugikan dalam konteks kerja jarak jauh.